Allgemein gesprochen enthält das Projekttagebuch die Notizen des Projektmanagers in chronologischer Reihenfolge. Es umfasst alle Vorkommnisse, die irgendwie für das Projekt von Bedeutung sind. Beispiele sind:
- Gesprächsergebnisse
- Offene Punkte
- Eingetretene Ereignisse, Risiken usw.
- Vorgehensweisen, Lösungen von Problemen
- Änderung eines Projektziels oder des Projektumfangs
- Terminverzug, der kritisch ist
- Meetings
Beim Projektabschluss dient das Projekttagebuch zum Nachvollzug des Projektablaufs. Auf dieser Basis können die Erfahrungen des Projekts in Form von „Lessons Learned“ formuliert werden. Diese Lerneinheiten stehen dann Folgeprojekten zur Verfügung. Darüber hinaus können sich aber auch alle im Projekt Beteiligten stets einen aktuellen Überblick verschaffen, z. B. nach Urlaub oder Krankheit.
Der Projektleiter muss aufpassen, dass er nicht zu viel Zeit für die Dokumentation im Projekttagebuch verbringt. Rund 15 Minuten je Tag sollten genügen. Benötigt man mehr Zeit dafür, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass man zu granular bzw. detailliert schreibt.
Volker Nawrath 