Die Projektkontrolle Teil 1 – Überblick

Spätestens zum Monatswechsel steht es wieder an, dass allseits geliebte Projektcontrolling. Hier bewegt sich der Projektmanager im Spannungsfeld zwischen den zwei Extremen “Projektmanagement via Excel / MS Project u.ä.” und “Ach, brauchen wir nicht. Dies ist unnützer formaler Ballast“. Ersteres steht auch für CEO (Chief Excel Officer) eines derartig agierenden Projektmanagers. Letzteres steht für die sogenannten “Macher”, die sich um “solche Details” nicht kümmern und lieber richtig anpacken (richtiger: laut und viel reden).

Die Wahrheit liegt da eher in der Mitte. Denn es heißt nicht umsonst

Planung ohne Kontrolle ist sinnlos. Kontrolle ohne Planung unmöglich.

In einer lockeren Folge von Blogartikeln möchte ich auf die Projektkontrolle eingehen. Diese umfasst mehr als nur das ausfüllen von Tabellen und erstellen von Ampeln und Grafiken. Grundsätzlich geht es bei der Projektkontrolle um

• die Ermittlung von Abweichungen zwischen Plan- und Vergleichsgrößen,
• die Analyse dieser Abweichungen (Gründe),
• die Feststellung der Auswirkungen (auf das Projekt, das Unternehmen usw.)
• ggf. Definition von Maßnahmen, um mit diesen Abweichungen umzugehen.

Dabei wird nicht nur auf das einzelne Projekt fokussiert. Dieses steht natürlicherweise nicht luftleer im Raum. Vielmehr wurde es aus bestimmten Gründen beschlossen und verfolgt bestimmte Ziele innerhalb der Unternehmensstrategie. Daher muss die Kontrolle auf unterschiedlichen Ebenen innerhalb der Unternehmung eingebettet sein. Siehe dazu die folgende Abbildung als Überblick:

Man unterscheidet hier zwischen der sogenannten strategischen Kontrolle und operativen Kontrolle. Die strategische Kontrolle hat die Unternehmensstrategie, -ziele und das gesamte Unternehmensumfeld im Fokus. Hier geht es um die Identifikation und Bewertung von möglichen Projekten und auch die Entscheidung für deren Durchführung. Dazu gehört natürlich auch die Kontrolle, ob die Prämissen während der Projektausführung weiterhin Bestand oder sich geändert haben. Die operative Kontrolle bezieht sich auf die tatsächliche Projektdurchführung.

Zusätzlich muss man differenzieren zwischen dem Multiprojektmanagement und dem Einzelprojektmanagment. Die strategische Kontrolle umfasst immer das Projektportfolie des Unternehmens (bzw. eines Unternehmensbereichs). Die operative Kontrolle gliedert sich in das Multiprojektmanagement und das Management einzelner Projekte. Der Schwerpunkt beim Multiprojektmanagement liegt in der Koordination konkurrierender Projekte und Ressourcen (Mitarbeiter, techn. Ressourcen, Geld, Zeit).

Ausblick zur Blogartikelserie:

In lockerer Reihenfolge werde ich auf die einzelnen Themenschwerpunkte aus der obigen Abbildung eingehen. Für Kommentare, Korrekturen und weiter Hinweise bin ich dankbar.

Bisherige Artikel und Templates der Serie “Die Projektkontrolle”

• Teil 1 (dieser Artikel): Überblick
• Teil 2: Die Leistungskontrolle in Projekten (Fortschrittsgrad)
  • Template: Die Meilensteinmethode (Excel *.xlsx)
• Teil 3: Die Kostenkontrolle in Projekten
• Teil 4: DieTerminkontrolle in Projekten
  • Weitergehende Infos: Netzplantechnik in Ablauf- und Terminsteuerung von Projekten
• Teil 5: Ganzheitliche Kontrolle (Earned Value) in Projekten
• In Planung: Operative Multiprojektmanagementkontrolle
• In Planung: Strategische Kontrolle im Unternehmen

Weitere Blogartikel mit Bezug zur Projektkontrolle:

• Blogartikel “Kennzahlen im Projektmanagement – Der Projektfortschritt“
• Blogartikel “Projektcontrolling nach GPM / IPMA” incl. Fortschrittsdiagramm