Beim Projektstart werden die Grundlagen für den weiteren Verlauf des Projektes, dessen Identität und Abgrenzung zum Umfeld gelegt. Während die Bedeutung der Startphase in der Theorie weitestgehend anerkannt ist, lässt sich in der Praxis doch recht häufig ein hastiger Projektstart beobachten. Ergebnisse sollen so schnell wie möglich erzielt werden. Daher wird schon in der Startphase ausschließlich lösungsbezogen vorgegangen.
Nach GPM / IPMA ist der Projektstart ein Prozess, der sich in zwei Schritte gliedern lässt: die Projektvorbereitung und die konzeptionelle Phase. Erstere ist der Projektstart im engeren Sinne, während letztere schon das Erarbeiten von Lösungselementen zum Inhalt hat. Wann nun ein Projekt beginnt und wann die Phase endet, darüber gibt es mehrere Ansätze. Diese sind aber eher akademischer Natur. Wichtig ist, dass das Fundament des Projekts erfolgreich gelegt wird.
Ich stelle Checklisten in Form von Mindmaps (MindManager Format) zur Verfügung, welche den Prozess des Projektstarts beschreiben. Sie orientieren sich an der ICB 3.0 der GPM / IPMA. Danach erfolgt eine kurze Beschreibung des Prozessablaufs, der natürlich nur einen Überblick geben kann. Die Details dazu sind Kompendium Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3) nachzulesen.
Download
Alle Checklisten werden auf meiner Webseite bereitgestellt. Die direkten Download Links der einzelnen Dateien werden nachfolgend angegeben.
Das folgende Mindmap gibt eine Beschreibung des Projektsstarts als Prozess mit daraus resultierenden Schritten. Wie schon oben dargestellt, soll dies keine sklavisch einzuhaltende Richtlinie darstellen. Sie vermittelt vielmehr einen Überblick über die Bildung eines guten und ausreichenden Fundaments für die weitere Projektarbeit:
- Projektstart: MindManager Datei im ZIP Archiv (ca. 205 KB)
- Projektstart: Bild im PDF Dokument (ca. 197 KB)
- Projektstart: PDF incl. MindManager Player für interaktive Steuerung (ca. 1,7 MB)
Dem Workshop “Start-Brainstorming” in der Projektvorbereitung kommt eine besondere Bedeutung zu. Hierzu stelle ich eine Checkliste der zu behandelnden Themen bereit:
- Start-Brainstorming: MindManager Datei im ZIP Archiv (ca. 545 KB)
- Start-Brainstorming: Bild im PDF Dokument (ca. 225 KB)
- Start-Brainstorming: PDF incl. MindManager Player für interaktive Steuerung (ca. 1,7 MB)
Abschließend gibt das folgende Mindmap eine Stichpunktliste vor, die helfen soll, die wesentlichen Aspekte des Startprozesses zu identifizieren und die notwendigen Maßnahmen daraus abzuleiten:
- Projektstart Maßnahmen: MindManager Datei im ZIP Archiv (ca. 213 KB)
- Projektstart Maßnahmen: Bild im PDF Dokument (ca. 127 KB)
- Projektstart Maßnahmen: PDF incl. MindManager Player für interaktive Steuerung (ca. 1,7 MB)
Kurzbeschreibung des Prozesses des Projektstarts.
Insgesamt lässt der Prozess des Projektstarts wie in nachfolgender Abbildung darstellen. Der Startzeitpunkt eines Projekts, kann hierbei unterschiedlich definiert werden. Es gibt hierfür keine feste Norm. Allgemein gesagt beginnt ein Projekt, wenn eine berechtigte Instanz entscheidet, dass eine Idee in einem Projekt näher untersucht und ggf. umgesetzt werden soll.
Die Projektentstehung ist stark an das Projekt-Portfoliomanagement gekoppelt. Hier steht das Top-Management im Vordergrund. Die Unternehmensstrategie führt zu einem Maßnahmenportfolio, aus dem ein Bündel an Projekten und Programmen mit strategischer Bedeutung hervorgeht. An dieser Stelle ist der Konkretisierunggrad noch recht gering. Aus der Unternehmensstrategie ergibt sich dann eine Priorisierung der Projekte und Programme. Daraus entstehen dann die konkreten Anströße, Projekte zu initiieren:
Liegt ein Auftrag für weitere Verfolgung der Projektidee vor, wird die nächste Phase angestoßen, die Projektvorbereitung. Ihr Resultat ist die Beauftragung des Projekts, zumindest für eine erste konzeptionelle Phase. D.h. dass die Projektvorbereitung sich noch gar nicht um fachliche bzw. technische Lösungen kümmert. Hier gilt es, den Projektumfang, seine Ziele, seine Abgrenzung zur Umwelt, seine Risiken und Erfolgschancen zu identifizieren. Insbesondere ist es in der Vorbereitungsphase auch Ziel, die bisher gestellten Projektziele zu hinterfragen:
Eine besondere Bedeutung kommt dem Workshop “Start-Brainstorming” zu. Das Projekt wird dabei in seinen verschiedenen Facetten durchleuchtet. Somit ist das Brainstorming thematisch strukturiert. Eine Checkliste zum Inhalt des Start-Brainstormings finden Sie auf meiner Webseite. Die Checkliste umfasst folgende Aspekte:
Liegt der Auftrag für das Projekt vor, schließt sich die frühe konzeptionelle Phase an. Je nach Vorgehensweise wird hier eine Vorstudie oder eine Machbarkeitsstudie erstellt oder ein Vorprojekt durchgeführt.
Das Resultat der frühen konzeptionellen Phase wird in der Regel eine Vorstudie oder ein Lastenheft sein. Je nach Projektart wäre sogar ein Pflichtenheft möglich, wenn z.B. ein externer Dienstleister beauftragt werden soll. Das Pflichtenheft stellt in diesem Fall dann die Vertragsgrundlage für die zu liefernden Dienste, Produkte usw. dar.
Wann genau die Startphase eines Projekts endet, ist nicht formell definiert. Wichtig für den Projekterfolg ist eher die inhaltliche Auseinandersetzung mit dem Projekt. Dies ist einerseits eine ausreichende Projektvorbereitung, in der noch keine fachlich- / inhaltliche Arbeit für die Lösung erfolgt. Dies ist der Projektstart im engeren Sinne. Daran schließt sich eine frühe konzeptionelle Phase an, in der die Weichenstellung für die weitere fachliche Arbeit vorgenommen wird. Je nach Projekt kann diese Phase auch iterativ erfolgen.