Die Projektkontrolle Teil 4 – Die Terminkontrolle in Projekten

Dieser Blogartikel ein Teil der Blogartikelserie “Die Projektkontrolle“. Im ersten Teil habe ich im Überblick die strategischen und operativen Aspekte der Projektkontrolle aufgezeigt. Dieser Blogartikel geht auf die Terminkontrolle ein, deren Einordnung im Gesamtumfeld der Projektkontrolle durch die folgende Abbildung gezeigt wird:

Der Aspekt Zeit (man sagt auch gerne Dimension Zeit) in Projekten kann aus verschiedenem Blickwinkeln betrachtet werden: sowohl die Geschwindigkeit der Projektgenehmigung und -umsetzung, als auch Soll-Ist-Vergleich von geplanten Terminen.

Einerseits geht es um das Thema Geschwindigkeit, mit der man sich sowohl im Wettbewerb der Märkte als auch hinsichtlich rechtlicher und vertraglicher Regelungen behaupten muss. So kann ein zu spät umgesetztes Projekt bedeuten, dass ein Mitbewerber einen Markt schon erfolgreich besetzt hat. Oder aufgrund von Verzögerungen müssen Vertragsstrafen oder Strafen aufgrund nicht berücksichtigter Gesetzesvorgaben gezahlt werden. Als Beispiel für letzteres seien die SEPA-Vorgaben für den einheitlichen Zahlungsverkehr genannt, für die es verbindliche Terminvorgaben gab bzw. noch gibt. In diesem Zusammenhang ist die Identifikation von Zeittreibern im Projekt wichtig. Dieser Aspekt wird nicht in dieser Artikelserie betrachtet.

Andererseits geht es um den Soll-Ist-Vergleich von geplanten Terminen zu tatsächlich eingehaltenen Termin. Dies wird Inhalt dieses Beitrags sein. Ausgangspunkt hierfür dabei die Schätzung des zeitlichen Fortschrittgrads:

Zeitlicher Fortschrittsgrad = Ist-Dauer * 100 / Voraussichtliche Gesamtdauer, wobei

Voraussichtliche Gesamtdauer = Ist-Dauer + voraussichtliche Restdauer

Die voraussichtliche Restdauer wird auch Time-to-Completion genannt:

Eine realistische Schätzung der voraussichtlichen Restdauer ist nur auf Grundlage der noch zu erbringenden Leistungen möglich, siehe hierzu auch Projektkontrolle Teil 2 – Die Leistungskontrolle. Man muss dabei unbedingt berücksichtigen, zwischen Zeit und Leistungserbringung nicht unbedingt eine proportionale Beziehung besteht. D.h. nicht in jedem Fall sind in 30% der Zeit auch 30% der Leistung erbracht. Daher ist es für die Bewertung des Status’ eines Arbeitspakets, sowohl den Leistungs- als auch zeitlichen Fortschrittsgrad zu schätzen. Darauf gehe in dem nachfolgenden Blogartikel (Earned-Value) ein. Jetzt beschränke ich mich auf die Methoden der Darstellung des zeitlichen Fortschritts:

• Terminliste
• Balkenplan
• Netzplan
• Meilenstein-Trendanalyse

Terminliste

Bei der Terminliste handelt es sich schlicht um eine tabellarische Darstellung der Arbeitspakete mit folgenden Informationen

• Arbeitspaketbezeichnung / -nummer & Beschreibung
• Geplante Dauer
• Geplanter Starttermin
• Tatsächlicher Starttermin bzw. Wahrscheinlichster Starttermin
• Fertigstellungsgrad zum aktuellen Berichtszeitpunkt
• Restdauer
• Geplanter Endtermin
• Tatsächlicher Endtermin bzw. wahrscheinlichster Endtermin

Bei dieser Liste werden die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen nicht explizit ausgewiesen. Vielmehr werden diese eher implizit bei der Erstellung und Pflege der Liste berücksichtigt. D.h. bei Verschiebung des Endtermins von einem Vorgängerarbeitspaket muss man selber die entsprechenden Auswirkungen bei den Folgearbeitspaketen berechnen. Dies ist bei einem komplexen Projekt natürlich nicht mehr handhabbar.

Balkenplan

Der Balkenplan ist eine grafische Darstellung der Informationen einer Terminliste. Im einfachen Fall enthält er lediglich die Dauern und Termine. Ergänzend kann er auch auch die logischen Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen und ressourcentechnische Abhängigkeiten enthalten. I.d.R. wird der Balkenplan mit Hilfe einer entsprechenden Software (MS Project, Merlin) erstellt. So können dann auch Verschiebungen bei logisch voneinander abhängigen Arbeitspaketen automatisch berücksichtigt werden. Dafür ist es wichtig, die Termine der Aktivitäten / Arbeitspakete, sofern möglich, nicht fix vorzugeben. Sie sollten sich eher aus den Vorgängeraktivitäten berechnen. Idealerweise wäre nur der Projektstart bzw. das Projektende fix eingetragen und alle anderen Termine berechnen sich automatisch. Im folgenden zeige ich den Ausschnitt eines Beispielbalkenplans für das (fiktive) Projekt “Ausbau Dachgeschoss” in MS Project:

• Vorgang 2 “Planung und Beschaffung”:
  • Diese Aktivität war für den Zeitraum 15.12.14 – 19.12.14 vorgesehen. Wie an dem grauen Balken innerhalb des blauen Balkens zu sehen, ist diese Tätigkeit zu 100% abgeschlossen.
• Vorgang 7 “Dachausschnitte herstellen”:
  • Diese Aktivität ist ebenfalls vollständig im geplanten Zeitraum abgearbeitet worden.
• Vorgang 8 “Fenster einsetzen”:
  • Der Vorgang wurde ebenfalls schon beendet.
  • Doch zeigt die Punktlinie rechts vom Balken an, dass diese Aktivität mehr Tage (Dauer, nicht unbedingt Arbeitsaufwand!) in Anspruch genommen hat.
  • Statt wie ursprünglich geplant zum Jahresende 2014, wurde diese Aktivität erst am 07.01.15 fertiggestellt.
  • Dadurch verschieben sich aufgrund der Abhängigkeiten zu den Nachfolgeaktivitäten deren Starttermine.
• Vorgang 9 “Fenster abdichten”:
  • Der Vorgang wurde schon begonnen.
  • Aufgrund der verspäteten Fertigstellung der Vorgängeraktivität 8, konnte er allerdings nicht zum geplanten Datum, sondern erst 1 Woche später begonnen werden.
  • Die Verschiebung wird im Balkendiagramm als Linie links vom Aktivitätsbalken angezeigt.
  • Der graue Balken innerhalb des Aktivitätsbalkens (blau) gibt den bisher erreichten Fortschritt 25% an.
  • Diese Verschiebung wird auch bei allen nachfolgenden (direkt und indirekt vom Vorgang 8 abhängigen) Aktivitäten angezeigt.

Natürlich bieten Programme zur Unterstützung der Projektplanung eine erhebliche Zahl an Funktionen, auch für die Darstellungsart Balkendiagramm. Außerdem sind bei dessen Erstellung  etliche Vorgehensweisen und Restriktionen zu berücksichtigen, unabhängig von der gewählten Software. Als Beispiel seien die hierarchische Strukturierung von Aktivitäten und der Einsatz von Meilensteinen zur Abgrenzung von Projekt-/Arbeitspaketphasen genannt. Darauf gehe ich in meiner Blogartikelreihe nicht ein. Bestimmte auch für den Netzplan relevante Themen, z.B. Arten von Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen / Aktivitäten, können sie im nachfolgenden Abschnitt “Netzplan” nachlesen. Dort verweise ich auf einen entsprechenden detaillierteren Beitrag, den ich in der Vergangenheit geschrieben habe.

Netzplan

Der Netzplan findet Verwendung in der Ablauf- und Terminsteuerung von (komplexeren) Projekten. Ein Vergleich mit dem Balkendiagramm zeigt, dass der Netzplan mehr Informationen für die Planung enthält. Der Balkenplan hingegen visualisiert Terminverschiebungen deutlicher, während der Netzplan Termininformationen abstrakt als Zahlen darstellt. Allerdings liegt der Fokus des Netzplans in der Darstellung von Abläufen, den Abhängigkeiten zwischen Vorgängen und den detaillierten Informationen bei Abweichungen von der ursprünglichen Planung. Da im Netzplan je Vorgang auch Termine angegeben werden, kann in den angebotenen Programmen zur Projektplanung meist zwischen den Darstellungen Netzplan und vernetzten Balkenplänen hin- und hergeschaltet werden. Die Abbildung im vorigen Abschnitt zeigt die Verknüpfungen im Beispielbalkendiagramm.

Abstraktes Beispiel eines Netzplans:

Jeder Vorgang wird als ein Rechteck mit etlichen Kästchen dargestellt. Letztere beinhalten im Wesentlichen Termin- und weitere Zeitinformationen. Die schwarzen Pfeile mit den Bezeichnungen “NF”, “AF 2” stellen die verschiedenartigen Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen dar. Eine detaillierte Beschreibung des Netzplans finden Sie in meinem Blogartikel “Netzplantechnik in Ablauf- und Terminsteuerung von Projekten“. Hier sei nur kurz erwähnt, dass die Stärken des Netzplans darin liegen, für jeden Vorgang die frühesten und spätesten Anfangs- und Endtermine darzustellen. Daraus ergeben sich dann je Vorgang Pufferzeiten. Außerdem lässt sich so der kritische Pfad im Arbeitspaket / Projekt darstellen. Er ist die Folge von Vorgängen, bei denen sich der Endtermin des Arbeitspakets / Projektes verschiebt, wenn sich bei einem dieser Vorgänge eine Verzögerung ergibt.

Meilenstein-Trendanalyse

Ziel einer Meilenstein-Trendanalyse ist die Darstellung von Veränderungen ggü. den Planterminen im Verlauf der Projektdurchführung. Grundlage hierfür sind im Arbeitspaket oder Gesamtprojekt definierte Meilensteine. Diese werden zum Projektanfang festgelegt und mit Terminen versehen. I.d.R. markieren Meilensteine auch den Abschluss von Projektphasen. Nun zur grafischen Darstellung, den sogenannten Meilenstein-Trenddiagrammen. Auf der waagerechten Achse werden die Berichtstermine abgebildet. Die senkrechte Achse stellt die geplanten Termine für die einzelnen Meilensteine dar.

Das Bild wurde mit einem Excel-Template erarbeitet, welches auf openPM zur Verfügung gestellt wird (Stand 17.01.15) Zu jedem Berichtstermin werden nun die Plantermine der einzelnen Meilensteine anhand von aktuellen Schätzungen aktualisiert. Der geschätzte Termin für einen Meilenstein wird dann in der Spalte des aktuellen Berichtstermins als Markierung auf der entsprechenden Höhe eingetragen. Zur besseren Darstellung wird für die verschiedenen Meilensteine ein eigenes Symbol verwendet. Die Markierungen eines Meilensteins werden dann mit einer Linie verbunden. Daraus ergibt sich ein Kurvenverlauf, der wie folgt interpretiert werden kann:

• Ein waagerechter Verlauf deutet an, dass der ursprünglich geplante Termin eingehalten wird.
• Ein ansteigender Verlauf zeigt eine Überschreibung des ursprünglich geplanten Termins an.
• Ein fallender Verlauf kann als Unterschreitung des ursprünglich geplanten Termins gedeutet werden.

Neben der Kontrolle einzelner Arbeitspakete, insbesondere den für den Projekterfolg kritischen, zieht man als Projektleiter seine Schlüsse aus dem Gesamtbild der Kurvenverläufe. Folgende mögliche Interpretationen und Schlussfolgerungen können gezogen werden:

• Alle Kurven sind von kleineren Abweichungen von der Waagerechten gekennzeichnet. Dies dürfte der Normalfall sein.
• Starker Anstieg mehrerer Kurven: Die Schätzer waren zu optimistisch und merken dies im Laufe ihrer Arbeit. Hier wäre ein Ansatzpunkt für entsprechendes Lernen für nächste Projekte.
• Trendwende kurz vor geplantem Ende: Bei auffällig exaktem waagerechten Verlauf der Kurven wird gegen Ende der vorgesehenen Arbeitszeit plötzlich eine starke Verzögerung gemeldet. Hier sind dann kaum noch korrigierende Maßnahmen möglich. Hier zeigt sich eine völlige Fehleinschätzung im Team / Arbeitspaket oder fehlende “wirkliche” des Kontrolle des Fortschritts. Mögliche Ursachen können die Unerfahrenheit der Projektmitarbeiter, das Symptom “Groupthink” oder eine negative Stimmung bzw. Motivationsprobleme im Team sein.
• Starker Abfall mehrerer Kurven: Die Schätzer tendieren höchstwahrscheinlich dazu, sich abzusichern und entsprechend große Puffer einzubauen. Ob diese Puffer als Risikopffer eingebaut wurden, weil die Teammitglieder das Thema nicht kannten, oder dies evtl. eher Rückschlüsse auf die Unternehmens- bzw. Projektkultur (Fehler werden bestraft) zulässt, wäre näher zu prüfen.
• Starke Schwankungen mehrerer Kurven: Die Terminschätzungen seinen mit großen Unsicherheiten behaftet zu sein. Dies kann als Indikator angesehen werden, dass die Projektdurchführung mit hohen Risiken verbunden ist.
• Fehlende Abhängigkeiten: Obwohl ein Meilenstein eklatante Terminverzögerungen erkennen lässt, sind die Schätzungen für davon abhängige Meilensteine durch waagerechte Verläufe gekennzeichnet. In diesem Fall sind sich die Mitarbeiter noch nicht über die Vernetzungen der Aufgabenstellungen bewusst oder haben unterschiedliche Einstellungen zum Umgang mit Terminschätzungen.

Wie sich an den oben genannten möglichen Deutungen zeigt, hilft die Meilenstein-Trendanalyse entweder projektspezifische und unternehmensweite Probleme sichtbar zu machen. Allerdings sollte einem bewusst sein, dass hier nur erste Interpretationen zulässig sind. Endgültige Schlussfolgerungen benötigen dann natürlich eine weitergehende Untersuchung.

Zusammenfassung (Mindmap)

Bisherige Artikel und Templates der Serie “Die Projektkontrolle”

• Teil 1: Überblick
• Teil 2: Die Leistungskontrolle in Projekten (Fortschrittsgrad)
  • Template: Die Meilensteinmethode (Excel *.xlsx)
• Teil 3: Die Kostenkontrolle in Projekten
• Teil 4 (dieser Artikel): DieTerminkontrolle in Projekten
  • Weitergehende Infos: Netzplantechnik in Ablauf- und Terminsteuerung von Projekten
• Teil 5: Ganzheitliche Kontrolle (Earned Value) in Projekten
• In Planung: Operative Multiprojektmanagementkontrolle
• In Planung: Strategische Kontrolle im Unternehmen

Weitere Blogartikel mit Bezug zur Projektkontrolle:

• Blogartikel “Kennzahlen im Projektmanagement – Der Projektfortschritt“
• Blogartikel “Projektcontrolling nach GPM / IPMA” incl. Fortschrittsdiagramm