Projektplanung mit Meilensteinen

 

„Wir haben wieder erfolgreich einen Meilenstein erreicht„

So oder so ähnlich hört man es oft. Doch was heißt dies genau?

Nach Wikipedia Deutschland („Meilenstein„, abgerufen am 24.02.13) sind Meilensteine Entfernungsanzeiger, die in regelmäßigen Abständen an Straßen errichtet sind. Im Projektmanagement werden Meilensteine eingesetzt, um messbare Größen für den Projektfortschritt zu haben.

Nach DIN 69900:2009 ist ein Meilenstein ein „Schlüsselereignis“, also ein „Ereignis besonderer Bedeutung“. Beispiele für solche Ereignisse können sein:

• Fertigstellung der Ausschreibungsunterlagen
• Fehlerfrei abgeschlossener Integrationstest
• Fertigstellung eines spezifischen Programmmoduls
• …

Mit Meilensteinen erfolgt gewissermaßen eine Strukturierung des Projekts nach Hauptaufgaben, Projektabschnitten bis hin zu ganzen Projektphasen. Diese Strukturierung wird schon in ganz frühen Phasen des Projekts begonnen. Ein Meilenstein beschreibt, was mit ihm erreicht werden soll und ggf. wer verantwortlich für das Erreichen dieses Ziels ist. Dies bedingt im Detail:

• Mit dem Meilenstein ist eine Entscheidung möglich, ob das Projekt fortgesetzt werden werden kann, abgebrochen werden muss oder ob Änderungen im Projekt erforderlich sind.
• Um die Entscheidung zu ermöglichen, liegen die notwendigen Informationen vollständig vor.
• Die Entscheidung erfolgt anhand von beobachtbaren Entscheidungskriterien.
• Wird mit dem Meilenstein der Übergang von einer Projektphase in die nächste beschrieben, dürfen bis auf Ausnahmen keine parallelen Aktivitäten vorliegen, die in der nächsten Projektphase fortgesetzt werden.

Meilensteine dienen auch der Synchronisation von projektexternen Aktivitäten bzw. Einflüssen. Muss für die Programmierung eine bestimmte Systemlandschaft einsatzbereit sein, wird dies Verfügbarkeit der Systeme mit einem Meilenstein in der Projektplanung versehen.

Natürlich ist darauf zu achten, dass nicht zu viele Meilensteine eingeplant werden. Die würde zu einem erheblichen administrativen und formalen Aufwand führen, dem kein wirklicher Nutzen mehr gegenübersteht.

Möglicher Ansatz zur Definition von Meilensteinen

Zu Beginn eines Projektes sind im Regelfall nur grobe Vorstellungen zum Projektinhalt bzw. -ergebnis vorhanden. Hier kann aber auch schon eine Gliederung des Projekts in Phasen vorgenommen werden. Die Übergänge von einer Phase in die nächste stellen schon erste Meilensteine dar, z.B.:

Im weiteren Verlauf, wenn über den Projektinhalt und die Durchführung schon mehr Sicherheit gewonnen wurde, können für eine Verfeinerung weitere Meilensteine eingefügt werden, welche sich an den identifizierten Hauptaufgaben orientieren. Es sollten aber nicht überbordend viele Meilensteine eingesetzt werden. Es ist nicht sinnvoll, den Abschluss jeder Hauptaufgabe mit einem Meilenstein zu versehen. Ein Meilenstein sollte die Wichtigkeit eines Ereignisses bzw. wichtige Ecktermine charakterisieren.

Mit Meilensteinen hat man dann schon eine grobe Strukturierung des Projekt erreicht. Das folgende Beispiel zeigt, dass nach Ausführung von mehreren Hauptaufgaben in einer Phase  Meilensteine (4-1, 4-2) eingesetzt werden, um gezielt Entscheidungen im Projekt einzuplanen:

Bei komplexen Projekten, die in Teilprojekte gegliedert sind, spielen Meilensteine eine integrative Rolle. So können über Meilensteine die entsprechenden Teilprojekte synchronisiert werden. Der Projektleiter behält die Übersicht und kann die Detailplanung den Teilprojektleitern überlassen.

Letztendlich werden nach der Detailplanung von Aufgabenpaketen, Vorgängen sowie  der Ablaufplanung die Meilensteine mit den endgültigen Planterminen versehen. Natürlich besteht schon zu Beginn der Projektplanung die Möglichkeit, Meilensteine mit Terminen zu versehen. So hat man schon früh einen Überblick über essentielle Termine, die vom Projekt berücksichtigt werden müssen.

Fazit:

• Meilensteine stellen  Zeitpunkte dar, mit denen Entscheidungen über das Erreichen von (Zwischen-) Zielen geplant werden.
• Die Meilensteine ermöglichen eine grobe Strukturierung des Projekts schon zu Beginn der Planung.
• Sie ermöglichen sie einen schnellen Überblick über das Projekt, insbesondere über Ecktermine, ohne sich in den Details komplexer Aufgabenplanungen zu verlieren.

Meilensteine im Controlling

Während der Projektausführung können die Meilensteine im Zuge des Projektcontrollings verwendet werden. Da Termine zu Meilensteinen vergeben werden, besteht eine einfache Möglichkeit des Soll- / Ist-Vergleichs.

Einen grafischen Überblick über des Stand des Projektfortschritts bietet die Meilenstein-Trendanalyse (siehe Beitrag auf openPM). Sie ermöglicht auf grafische Art und Weise die Überwachung des Projektfortschritts. Aber auch eine nachträgliche Betrachtung der Termineinhaltung wird durch die Meilenstein-Trendanalyse unterstützt. Sie kann daher bei den sog. Lessons-Learned Meetings herangezogen werden.

Downloads

• Template im Wordformat für einen Meilensteinplan auf meiner Webseite (PDF-Vorschau, siehe hier)

Verweise

• PM Templates auf meiner Webseite
  
• Excel Template für die Unterstützung der Terminplanung auf openPM. Hier geht es zwar nicht direkt um die alleinige Darstellung vom Meilensteinen. Das Template  ist aber eine gute Hilfe, wenn es darum geht, die Projektplanung hinsichtlich der Phasen und Termine zu unterstützen.