Mögliche Phasen des Projektmanagements auf der Metaebene

Es gibt bekannterweise etliche Modelle, wie Projektmanagementprozesse strukturiert werden können. Im Laufe meiner Zertifizierung bei der IPMA (Level D in Deutschland, Level C in Skandinavien) habe ich verschiedene Herangehensweisen an die inhaltliche Auseinandersetzung und Prüfung der Zertifizierungskandidaten kennengelernt. Daraus abgeleitet, insbesondere auf Basis der National Competence Baseline von Skandinavien, ergab sich für mich ein Verständnis des Projektmanagements auf einer Metaebene. D.h. unabhängig von den angebotenen Projektmanagementmodellen (PMI, IPMA, Prince2 usw.) lassen sich die Anforderungen an das Projektmanagement allgemein formulieren. Diese müssen dann noch auf das Managementmodell eines spezifischen Projekts heruntergebrochen werden.

In dem Blogartikel „Was ist Projektmanagement – inspiriert von IPMA“ bin ich auf die allgemeinen Anforderungen eingegangen. Mit diesem Blogartikel möchte ich einen Überblick über mögliche Projektmanagementphasen und den darin strukturierten Prozessen geben.

Die hier dargestellten Phasen stellen keine bindende und formell überall geltende Definition dar. Sie gibt eine übergeordnete Hilfestellung für den Projektmanager, wie er seine Aufgaben bzw. die Projektmanagementprozesse strukturieren kann.

Die Phasen sind von der IPMA übernommen. Jede Phase wird einleitend kurz erläutert. Danach werden die entsprechenden Projektmanagementprozesse für diese Phase aufgelistet. Verweise von den Prozessen auf weiterführende Informationen finden Sie auf meiner Webseite.

Vorbereitungsphase

Nach IPMA ist die Vorbereitungsphase eines Projekts definiert als die Periode, die damit beginnt, dass Ressourcen bewilligt werden, um eine Projektidee zu formulieren und zu begründen bis zu dem Zeitpunkt, in dem beschlossen wird, das gesamte Projekt durchzuführen.

Die Hauptzweck dieser Projektmanagementphase liegt darin, eine Idee zu formulieren und ihre Relevanz für die Ziele der Organisation bzw. des Unternehmens darzulegen. Im Regelfall wird dies anhand der Ausarbeitung eines Business Case getan.

In dieser Phase ist der Projektleiter i.d. noch nicht bestimmt worden. Der Hauptaufwand für die Koordination und die Durchführung liegt beim Kunden bzw. beim entsprechenden Geschäftsbereich, der die Projektidee entwickelt. Spätestens zum Zeitpunkt des Beschlusses durch den Projektsponsor, dass das Projekt begonnen werden soll, muss der Projektleiter festgelegt sein.

Die Vorbereitungsphase umfass folgende Projektmanagementprozesse:

  • Projekt Charter erstellen
  • Projektmanagement Prozesse festlegen
  • Projektmanager bestimmen
  • Projektkernteam für die Startphase benennen
  • Abgrenzung der Verantwortlichkeiten von Projekt Manager & Sponsor
  • Projektzustimmung durch den Projektsponsor einholen

Startphase

Die Startphase beginnt mit der offiziellen Bestätigung, dass das gesamte Projekt durchzuführen ist. Sie endet, wenn Klarheit darüber herrscht, wie das Projekt durchzuführen ist, was das Projektresultat ist und wie die Zusammenarbeit auf Management- sowie Ausführungsebene aussehen soll. Die Planung des Projekts wird also auf Basis der Ergebnisse aus der Vorbereitungsphase fortgeführt. Das Resultat sind detaillierte Planungsdokumente und entsprechende Verträge mit Kunden und Lieferungen.

Der Endezeitpunkt ist schwammig formuliert, es gibt also kein exaktes Messkriterium, wann die sie beendet ist. Hier muss der Projektleiter dafür sorgen, dass die Bedingungen für die Projektausführung für alle beteiligten Parteien klar formuliert sind. Jeder soll das gleiche Verständnis über Vorgehensweise, Termine und Projektergebnisse haben.

Folgende Projektmanagementprozesse sind in der Startphase zu berücksichtigen. Bitte beachten Sie, dass etliche Prozesse eine zeitliche Reihenfolge repräsentieren. So gibt es z.B. die „Grobe Projektstrukturierung erstellen“, auf deren Basis der Meilensteinplan und eine grobe Aufwandsschätzung erfolgt. Im späteren Verlauf werden mit „Vorgänge beschreiben“, „Vorgänge planen inkl. Abhängigkeiten“ und „Termine planen“ Detailpläne erstellt:

  • Projektmodell (Projektprozesse) festlegen
  • Risikomanagement definieren
  • Beschaffung / Beschaffungsprozesse festlegen
  • Detaillierte Projektziele definieren
  • Erfolgskriterien auf Basis der Projektziele festlegen
  • Detaillierte Projektumfeldanalyse durchführen
  • Detaillierte Stakeholderanalyse durchführen
  • Kommunikationsplan auf Basis der Stakeholderanalyse erstellen
  • Grobe Projektstrukturierung erstellen (Projektinhalte und Projektdurchführung)
  • Meilensteinplan erstellen
  • Aufwände grob schätzen
  • Machbarkeit bewerten (Machbarkeitsstudie)
  • Projektliefergegenstände festlegen; daraus den Projektumfang (Scope) ableiten
  • Abnahmekriterien für Projektliefergegenstände definieren
  • Vertragsinhalte mit Kunden festlegen
  • Projektmarketing definieren
  • Projektstrukturplan (Work breakdown structure) erstellen
  • Arbeitspakete auf Basis des Projektstrukturplans detalliert definieren
  • Vorgänge beschreiben
  • Vorgänge planen inkl. Abhängigkeiten
  • Termine planen
  • Qualitätssicherung planen
  • Kosten- und Finanzmittelplan erstellen
  • Ressourcenplan erstellen
  • Change Management planen
  • Projektorganisation definieren
  • Risiken im Detail analysieren (quantitative, qualitative)
  • Risikomanagement planen
  • Projektplan erstellen
  • Vertragsinhalte mit Lieferanten festlegen
  • Freigabe für nächste Projektmanagementphase einholen

Ausführungsphase

Die Projektausführungsphase beginnt mit dem Abschluss der Startphase und endet mit dem Beginn der Abschlussphase.

Das Projektmanagement muss sich nach dem Verständnis der IPMA hier insbesondere auf die aktuell entstehenden Herausforderungen in dieser Phase konzentrieren.  Das heißt also, dass der Projektleiter  zu jeder Zeit einschätzen muss, wo er derzeit schwerpunktmäßig tätig sein muss. Treten z.B. ernste Konflikte im Projektteam auf, die das Projektergebnis in Frage stellen, ist die Fortschrittsmessung zum Projekt erst einmal nebensächlich.

Insgesamt kann die Ausführungsphase die folgenden Projektmanagementprozesse umfassen. Es ist natürlich zu beachten, dass es sich um fortlaufende Prozesse handelt, die erst mit Ende der Ausführungsphase abgeschlossen werden:

  • Projekt Kick-Off durchführen
  • Projektteam bilden
  • Projektteam entwickeln
  • Change Management ausführen, Änderungen steuern
  • Nachforderungen steuern
  • Qualität sichern
  • Kommunikationsplan ausführen
  • Vorgänge anstoßen, Arbeit steuern
  • Termine steuern
  • Kosten und Finanzmittel steuern
  • Zielerreichung steuern
  • Ressourcen steuern
  • Reporting durchführen
  • Stakeholderanalyse aktualisieren
  • Risiken steuern
  • Risikoanalyse aktualisieren
  • Verträge mit Kunden und Lieferanten abwickeln
  • Abnahme einholen

Abschlussphase

Die Abschlussphase eines Projektes hat folgende Ziele:

  • Beendigung der Zusammenarbeit zwischen allen aktiven Beteiligten
  • Erfassung der Projekterfahrungen für spätere Projekte
  • Allen Beteiligten und dem Projektumfeld anzeigen, dass das Projekt beendet ist
  • Finanzieller Abschluss des Projekts

Die Abschlussphase umfasst die folgenden Projektmanagmentprozesse:

  • Nachkalkulation erstellen
  • Verträge beenden
  • Abschlussbesprechung durchführen
  • Leistungen würdigen
  • Projekterfahrungen sichern
  • Projektdokumentation archivieren
  • Ressourcen zurückführen, Projektteam auflösen
  • Projektorganisation auflösen

Nachweise bzw. Links

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