Allgemein gesprochen enthält das Projekttagebuch die Notizen des Projektmanagers in chronologischer Reihenfolge. Es umfasst alle Vorkommnisse, die irgendwie für das Projekt von Bedeutung sind. Beispiele sind:
- Gesprächsergebnisse
- Offene Punkte
- Eingetretene Ereignisse, Risiken usw.
- Vorgehensweisen, Lösungen von Problemen
- Änderung eines Projektziels oder des Projektumfangs
- Terminverzug, der kritisch ist
- Meetings
Beim Projektabschluss dient das Projekttagebuch zum Nachvollzug des Projektablaufs. Auf dieser Basis können die Erfahrungen des Projekts in Form von “Lessons Learned” formuliert werden. Diese Lerneinheiten stehen dann Folgeprojekten zur Verfügung. Darüber hinaus können sich aber auch alle im Projekt Beteiligten stets einen aktuellen Überblick verschaffen, z. B. nach Urlaub oder Krankheit.
Der Projektleiter muss aufpassen, dass er nicht zu viel Zeit für die Dokumentation im Projekttagebuch verbringt. Rund 15 Minuten je Tag sollten genügen. Benötigt man mehr Zeit dafür, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass man zu granular bzw. detailliert schreibt.
Ich stelle 3 Templates zur Verfügung. Danach folgen einige Erläuterungen zu ihnen:
Kategorien von Einträgen
Das Template sieht vier Kategorien für die Einträge im Projekttagebuch vor. Die Kategorie beschreibt den Kontext, in dem heraus dieser Eintrag hervorgeht:
- Arbeit: aus der eigenen Arbeit heraus.
- Meeting
- Telefonat
Die Kategorie Meeting bezieht sich sowohl auf physische Meetings, als auch Telefon- und Videokonferenzen. Ein Telefonat grenzt sich zur Telefonkonferenz (= Meeting) dadurch ab, dass im Ggs. zur Telefonkonferenz nur ein Gesprächspartner teilnimmt.
Typen von Einträgen
Die Einträge im Tagebuch können von einem der folgenden Typen sein:
- Agenda
- Aufgabe
- Entscheidung
- Information
- Teilnehmer
Die Typen Agenda und Teilnehmer nehmen eine Sonderrolle ein, da sie ausschließlich für die Kategorie Meeting verwendet werden. Aufgaben, Entscheidungen und Informationen hingegen kommen bei jeder Kategorie zur Anwendung. Ziel der Kategorie Meeting ist, ein Meeting im Projekttagebuch mitzuprotokollieren und von den Teilnehmern bestätigen zu lassen. So ist das Projekttagebuch ein zentraler Ort aller Informationen und Beschlüsse im Projekt.
Exceltemplate
Die Einträge im Projekttagebuch erfolgen hintereinander mit Datumsangabe und weiteren Informationen. Dabei können mehrere zusammengehörende Einträge erfolgen, z.B. für Meetings. Es ist sinnvoll, diese dann zu gruppieren.
Über die Autofilterfunktion lassen sich alle Aufgaben nach offen, fällig usw. auswählen.
Ergänzende Informationen können in der Spalte “Bemerkung” eingetragen werden. Diese ist dafür gedacht, wenn nachträglich noch etwas vermerkt werden soll, was nicht als eigener Eintrag zu einem späteren Datum, sondern direkt im Ursprungseintrag dokumentiert werden soll.
OmniOutliner
Das Projekttagebuch für OmniOutliner hat folgende Hierarchie:
- Ebene 1: Kalenderwoche
- Ebene 2: Einträge im Projekttagebuch, Meeting Kopfsatz (z.B. Typ Teilnehmer)
- Ebene 3: Z.B. Weitere Einträge zum Meeting
- Ebenen 4 & 5: Bei Bedarf stehen noch diese Ebenen zur Verfügung (kursiver und bei Ebene 5 zusätzlich mit hellerer Schrift)
Die Ebenen lassen sich dann, wie in OmniOutliner gewohnt, aufklappen und reduzieren. So behält man die Übersicht, indem der Fokus z.B. auf eine Kalenderwoche oder ein Meeting gerichtet wird.
Die Spalte Status für Einträge des Typs “Aufgabe” ist derart ausgelegt, dass der minimale Status in Zeilen übergeordneter Hierarchie angegeben ist. So lässt sich auch in reduzierter Anzeige schnell ermitteln, wo noch offene Aufgaben “schlummern”.
Über die Notizfunktion lassen sich ergänzende Bemerkungen zu den Einträgen im Projekttagebuch vornehmen (= Bemerkungen in der Exceltabelle).
Die Stile “Violett”, “Blau” und “Rot” lassen sich zur Markierung bestimmter Einträge verwenden, z.B. “Rot” für noch offene Aufgaben.
Falls Sie OmniOutliner nicht besitzen, können Sie sich die Vorschau eines HTML-Exports des Beispiels hier anschauen. Die einzelnen Hierarchieebenen sind reduzierbar und aufklappbar.