Das Suchen nach Risiken hat nichts mit Bedenkenträgern und Verweigerung zu tun. Es geht darum, Situationen zu identifizieren, welche den Projekterfolg gefährden können. Das ist anfangs recht mühsam und kosten zusätzliche Arbeit, insbesondere wenn eigentlich schnelle Ergebnisse gefordert werden. Wenn Probleme während der Projektdurchführung auftreten, so stellt man oft fest, dass der Umgang mit “plötzlich” aufgetretenen Problemen teurer ist, als wenn man sich vorher mit entsprechenden Gegenmaßnahmen beschäftigt hätte.
Ich stelle zwei Templates für die Identifikation von Projektrisiken auf meiner Webseite zur Verfügung (siehe “Prozess zur Indentifikation von Projektrisiken (MindMap):
- Vorschlag für einen Prozess zur Identifikation von Projektrisiken als Mindmap Template.
- Checkliste offener Fragen als Hilfestellung für die Identifikation von Projektrisiken als Mindmap Template.
Auf folgenden Webseiten finden Sie Templates für die Beschreibung und Bewertung von Risiken und deren Maßnahmen:
Im Folgenden finden Sie eine Kurzbeschreibung der Mindmaps.
Prozess zur Identifikation von Projektrisiken
Die nachfolgende Abbildung stellt ist das bereitgestellte Mindmap, allerdings nur bis zur 2. Darstellungsebene aufgeklappt:
Der eigentlich klassische Ablauf beginnt natürlich mit der Suche / Identifikation nach Risiken und deren Analyse. Basis für die Suche sind die schon erstellen Pläne für das Projekt. Zur Unterstützung können auch vorhandene und ggf. für das Projektthema spezifische Checklisten verwendet werden. Wichtig sind aber auch die Anwendung spezieller Kreativitätstechniken. Auch aus der Stakeholderanalyse können sich Hinweise für Risiken ergeben. Man muss allerdings aufpassen, da Risiken auch mit Tragweiten (z.B. Währung) bewertet werden. Dies ist bei der Analyse des Einflusses von Stakeholdern nicht immer der Fall.
Nach der Identifikation und Analyse der Risiken müssen diese bewertet werden (= Bewertung vor Maßnahmen). Kurz gesagt geht es um das Schätzen der Eintrittswahrscheinlichkeiten und der Tragweite von Risiken. Unterschieden werden muss nach qualifizierter Bewertung (z.B. sehr hoch, hoch, niedrig) und quantifizierter Bewertung (Prozentangabe für Eintrittswahrscheinlichkeit und Euro für Tragweite). Diese Bewertung kann je nach Anwendungsfall zu einer hochwissenschaftlichen Tätigkeit geraten. Ergebnis der Risikobewertung (vor Maßnahmen) ist das sogenannte Projektportfolio. Daraus ergibt sich eine Zuordnung zu den sogenannten A-, B- und C-Risiken. Hieraus kann dann abgeleitet werden, welche Art von Maßnahmen oder ob überhaupt Maßnahmen geplant werden sollen. Wichtig hierbei ist, dass für nicht tolerierbare Risiken immer Maßnahmen vorzusehen sind, z.B. wenn es um Menschenleben geht.
Die Planung von (Gegen-) Maßnahmen zu Risiken umfasst folgende Möglichkeiten:
- Vermeidung von Risiken, d.h. die Risiken werden ausgeschlossen.
- Übertragung von Risiken auf Dritte, z.B. durch entsprechende Verträge mit Zulieferern.
- Verringerung der Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken.
- Verringerung der Tragweite bzw. des Schadens von Risiken.
- Risiko selber tragen, d.h. den Schaden entsprechend einplanen bzw. berücksichtigen.
Nachdem die möglichen Maßnahmen zu den Risiken geplant wurden, erfolgt eine erneute Situationsanalyse. Hierbei wird davon ausgegangen, dass die Maßnahmen greifen. Resultat ist dann ein überarbeitetes Risikoportfolio.
Anschließend erfolgt die Festlegung der Auslösemechanismen für die beschlossenen Maßnahmen. Wichtig ist, dass auch Verantwortliche für die jeweiligen Maßnahmen verbindlich benannt werden. Die Einplanung, Überwachung und Ausführung von Maßnahmen ist ein ständiger Prozess während des gesamten Projekts.
Auch wenn man nach (erfolgreichem) Projektabschluss froh ist und vielleicht auch mit Enthusiasmus neue Aufgaben angegangen werden wollen, so ist es sinnvoll, eine Manöverkritik zum Projekt durchzuführen. Dafür muss auch eine entsprechende Kultur der Offenheit im Unternehmen existieren. Die Erkenntnisse aus der Projektanalyse müssen der Gesamtheit im Unternehmen natürlich auch bekanntgegeben werden. Dafür sind entsprechende Instrumente vorzusehen. Leiter und Manager späterer Projekte müssen in der Lage sein, diese Informationen verarbeiten zu können.
Offene Fragen zur Identifikation von Projektrisiken
Es kann natürlich keine allgemeingültige Checkliste für alle Projektarten und -themen existieren. Die von mir bereitgestellte Checkliste ist daher nur als Vorschlag auf abstrakter Ebene zu sehen, um von ihr aus in passenden Details gehen zu können. Die nachfolgende Abbildung zeigt nur die Ebene der Themenbereiche. Für die eigentlichen Fragestellungen laden Sie bitte die Datei herunter:
Ich bin sehr an Meinungen und Kritiken an diesem Template interessiert. Bitte nutzen Sie dafür die Kommentarfunktion.